Не теряя времени
Основатель небольшой телекоммуникационной компании Дэвид Герман всегда чувствовал себя крайне занятым человеком. Чтобы ничего не забыть, он записывал неотложные дела и порядок их выполнения на отдельных карточках. За многие годы он исписал тысячи карточек и потратил на это бесконечные тысячи минут. Как многие составители подобных списков, он искренне верил, что экономит таким образом время.
Герман осознает, что его система записи дел имеет множество недостатков. Время от времени он терял ту или иную карточку, а иногда у него исчезали сразу все карточки с делами на один день. “В таких случаях мне приходилось все переписывать заново, — рассказывает Герман. — Я даже не могу сказать, сколько раз за 25 лет это случалось”. Много времени уходило и на попытки скопировать информацию в компьютер. Наконец в 1996 г. Герман решил отказаться от ежедневного составления списков дел на карточках и хранить информацию только в электронном виде. Он не поленился и сделал специальную компьютерную базу данных, куда внес содержание всех ранее написанных карточек. “У меня ушло на это несколько выходных дней”, — признается Герман.
Специалисты утверждают, что в составлении ежедневных списков дел нет никого смысла. Записи лишь отнимают время, которое можно было бы потратить с гораздо большей пользой. Авторы длинных списков и сами хорошо знают, что не смогут сделать за один день все, что только что записали на бумаге.
И все же среди менеджеров немало ярых приверженцев длинных списков дел, разных ежедневников и карточек. Одни борются так с забывчивостью, другие — повышают самооценку или пытаются получше организовать свой день. Каковы бы ни были истинные причины составления списка, любители записей ревностно охраняют свои привычки. Попытка неожиданно лишить любителя списков его пристрастия может закончиться очень плохо. Один эксперт сравнил изъятие или уничтожение списка дел с попыткой вытащить из воды на сушу гиппопотама. Бедному животному так же трудно расстаться с водой, как составителю списков — со своими записями.
Интересно, что сами любители списков с некоторым презрением относятся к тем, кто никогда ничего не записывает. Они считают их копушами и увальнями. “Я совершенно не в состоянии доверять человеку, который не составляет на бумаге график своего дня, — говорит консультант по коммуникациям Илия Уэлфелд. — Мне трудно поверить, что такой человек все сделает вовремя”. Уэлфелд свято верит в то, что составление расписания дел позволяет лучше организовывать свою работу. На каждый день она составляет сразу два списка. Один, с наиболее неотложными делами, красуется на мольберте, изначально купленном для ее трехлетнего сына. Еще один список находится в компьютерной программе Microsoft Outlook`s Tasks.
Приверженцем ежедневных списков дел является и брокер по ипотечным сделкам Алан Фридман. Правда, он не пишет их сам, а лишь заносит кое-какие необходимые дела в список жены. Например, он несколько раз просил жену покупать ему апельсиновый сок, а она забывала это делать. Теперь Алан ежедневно дописывает в ее список покупку сока. “Оставшись три или четыре раза без апельсинового сока, я решил, что пора начать записывать это дело в ее список”, — поясняет он и добавляет, что никогда бы не стал заводить свой собственный, отдельный от жены список. Дело в том, что Алан считает себя забывчивым человеком. Начни он составлять списки, он был бы вынужден писать себе дополнительную записку с напоминанием о том, куда он эти списки положил. Однажды Алан уже попытался завести блокнот для записей. Через несколько дней “я его потерял”, признается он.
Эксперты лишь улыбаются, когда менеджеры говорят, что списки неотложных дел повышают их производительность труда. Так, консультант по тайм-менеджменту из Онтарио Гарольд Тейлор не сомневается в том, что пристрастие к спискам развивает неорганизованность. “Это похоже на своеобразную игру с самим собой. Человек пытается сделать как можно больше дел, вместо того чтобы сосредоточиться на нескольких самых главных задачах дня”, — говорит он и добавляет, что лично знает людей, которые, составив список главных задач дня, начинают добавлять в него дополнительные дела. Если они их сделают, то с гордостью зачеркнут в списке побольше строчек. По мнению Тейлора, списки значительно увеличились в размерах после того, как люди стали пользоваться мини-компьютерами. Ведь можно в любой момент достать компьютер из кармана и занести в него еще одно дело. “Если вы от природы неорганизованный человек, то использование всей этой техники сделает вас еще менее организованным”, — утверждает Тейлор.
Сходного мнения придерживается и один из ведущих американских экспертов по тайм-менеджменту и автор книги “Как сделать работу более продуктивной” (Making Work Work) Джулия Моргенстерн. Она полагает, что более 30% составителей списков тратят больше времени на записи, чем на выполнение дел. “Это может быть также следствием подавленности и переутомления, — говорит она. — Записывание дел являет собой пример пассивного, а отнюдь не активного времяпрепровождения. Легче планировать дела, чем их делать”.
Любителям списков трудно возразить что-либо специалистам. Но они все равно не намерены отказываться от привычного образа жизни. Например, менеджер Рик Сонкин уже 25 лет составляет ежедневные списки дел. “Обычно я пишу список в офисе, а потом, вернувшись домой, вынимаю его из кармана и перечитываю, — рассказывает он. — В последней строчке списка всегда указано, к какому приблизительно времени я должен был закончить все дела и выбросить мои записи”. Рассказывая об этом, Сонкин вспоминает, что не сделал одно очень важное дело. Он пишет записку и кладет ее в кошелек. Завтра он переложит ее из кошелька в карман. “Это очень хитрая система”, — поясняет он.
Прибегает к помощи списков и издатель журнала Breathe Динна Браун. Однако она составляет их прежде всего для повышения самооценки. “Чем больше дел я вычеркну, тем больше горжусь собой, — говорит она. — Может быть, я могла бы успевать за день сделать еще больше дел, если бы не писала списков, но это были бы ненужные дела”. Браун тратит полчаса в день на составление списков дел. Однажды она в течение целого месяца ставила первым в списке звонок своей матери. За весь месяц она так ей и не позвонила, но сам факт присутствия этого дела в ежедневном списке заставлял Браун гордиться собой. “Я радовалась, что каждый день вспоминаю о матери”, — поясняет она.
Впрочем, несмотря на все трудности расставания с привычкой к составлению списков, иным менеджерам удается хотя бы частично от нее отказаться. Например, Стэн Коллендер, управляющий директор фирмы по коммуникациям Financial Dynamics, долгое время тратил все свои вечера на списки дел для следующего дня. Он помечал звездочкой все важные дела, а самые важные свершения удостаивал аж двух звездочек. Сейчас он говорит, что был “настоящим рабом этих записей”. Порой в течение дня возникали куда более неотложные дела, но он их не делал. Ему казалось, что самое важное уже занесено в его список. Коллендер не смог сразу отказаться от составления длинных списков. Сначала он стал заносить туда поменьше дел и только потом перешел к отдельным запискам с наиболее важными делами. Полностью отказаться от записей он так и не смог. (WSJ, 8.09.2004, Мария Подцероб)
Джаред Сэндберг