Московские бизнес-центры переходят на опен-бук

 

Рынок аренды офисных помещений  медленно, но верно движется в сторону международных стандартов - меняется не только уровень собственников и арендаторов, но также характер отношений между ними.  Новые модели появляются и в работе управляющих компаний – в частности, они переходят на более прозрачные схемы расчета операционных расходов. Среди новых веяний в этой области – так называемая схема «опен-бук» (англ. open-book – «открытый счет»).

Операционными расходами принято считать сумму эксплуатационных и коммунальных платежей. Если набор коммунальных услуг всегда одинаков - это электричество, вода и отопление, – то в эксплуатационные расходы входят самые разнообразные работы по обслуживанию офисного центра: уборка общественных территорий, уход за фасадом, чистка кровли и стоков, вывоз мусора и уборка снега, проверка коммуникаций и так далее.

Согласно обычной схеме, ставка операционных расходов фиксируется на уровне определенного процента от арендной ставки (обычно порядка 15%). У такой методики подсчета есть свои преимущества – арендатор платит определенный фикс и больше ни о чем не думает, а собственник  и УК ориентируются на конкретные суммы, при которых, как правило, риски «попасть в минус» минимальны. При использовании схемы «опен-бук» операционные платежи не фиксируются, а арендатор платит «по факту», в зависимости от реальных затрат  на эксплуатацию. Эта схема пока только начинает распространяться на российском рынке. Что интересно, среди московских бизнес-центров, применяющих ее в работе, пока только современные комплексы, класса А и B+, ориентированные на арендаторов, привыкших к западным высоким стандартам. Среди них можно назвать офисный комплекс «Балчуг-Плаза», претендующий на лавры «проекта года», а также международный бизнес-парк «Крылатские холмы», бизнес-центр на Саввинской набережной, «Уланский центр», также схема будет использоваться и в строящемся сейчас бизнес-парке «Гринвуд».

Как рассказала Guide to Property управляющий директор компании Sawatzky Property Management Евгения Власова, схема «опен-бук» используется практически во всех офисных центрах, находящихся под управлением компании. При подходе «опен-бук» клиентам-арендаторам предоставляется бюджет операционных расходов, который показывает детальные составляющие по каждой статье с описанием состава предоставляемых услуг и методов их исчисления. «Например, говоря про трудозатраты, мы указываем, какие зарплаты выплачиваются каким сотрудникам и за какие работы эти сотрудники отвечают. По расходным материалам – тоже указываем, что будем приобретать, в каком количестве и по какой цене – и так далее. Таким образом, мы утверждаем бюджет на год, согласно которому клиенты и оплачивают операционные расходы», – пояснила Евгения Власова.

Однако самое интересное начинается позже. Раз в год или ежеквартально арендаторы получают отчет: какие средства, на что потрачены и как это соотносится с запланированным бюджетом. По словам Евгении Власовой, по каждому случаю, когда реальные затраты отличаются от запланированных, даются подробные объяснения – например, снега выпало больше, чем планировалось, поэтому пришлось больше потратить на его уборку. «Если произошел перерасход, клиент должен нам доплатить, а если запланированный бюджет истрачен не полностью, то мы возвращаем клиенту неизрасходованные деньги», – говорит Евгения Власова. При этом арендатор имеет право проверить весь документооборот – от договоров с субподрядчиками и платежных ведомостей до товарных накладных на расходные материалы. Важный нюанс: в договоре всегда указывается, что операционные расходы не должны превышать рыночную ставку, принятую для подобных объектов и услуг. Если арендатор в этом усомнился, он всегда имеет возможность уточнить информацию у брокерских компаний и консультантов.

«Нам этот подход нравится – он наиболее прозрачен и справедлив по отношению к клиентам. У арендатора всегда есть возможность убедиться, что собственник тратит именно столько, сколько требуется на эксплуатацию здания, а у собственника не возникает соблазна сэкономить на эксплуатационных расходах, чтобы получить дополнительную выгоду (как это может происходить при фиксированной ставке операционных расходов)», – резюмирует Евгения Власова.

Как рассказал G2P исполнительный директор компании М+W Zander Сергей Суржин, для расчета операционных платежей компанией также в ряде объектов используется схема «опен-бук». Однако, по словам Сергея Суржина, большинство управляющих компаний пока предпочитает прописывать в договоре фиксированную ставку – иногда включающую коммунальные услуги, а иногда нет. Это мнение подтверждает и управляющий партнер компании Colliers International FM Константин Баранов: «На сегодняшний день самой распространенной схемой расчета затрат на операционные расходы остается определение фиксированной суммы. Как правило, собственник хочет также видеть, сколько составляет в данной услуге вознаграждение управляющей компании». По его словам, четко установленная ставка позволяет в долгосрочной перспективе (1-3 года) фиксировать данные затраты и не прибегать к услугам большого бухгалтерского аппарата. Кроме того, как объяснил Константин Баранов, работать по варианту «опен-бук» готовы далеко не все собственники – для этого нужна абсолютная прозрачность, а также грамотное бухгалтерское сопровождение. «Экономический эффект схемы «опен-бук» может быть достигнут при комплексном подходе к вопросам эксплуатации и управления. Для этого в ведение управляющей компании передаются большинство сервисов, а не частично – тогда можно оптимизировать персонал, субподрядные услуги и закупки в рамках одного проекта», – считает Константин Баранов. 
Такого же мнения придерживаются в управляющей компании «Славград»: «Для бизнес-центров, имеющих несколько арендаторов, работа по схеме «опен-бук» неудобна – непонятно, как будет распределяться оплата за места общего пользования, курительные комнаты, лифты, коридорное освещение, освещение входов, ресепшен, лестницы. Кроме того, использование этой схемы усложняет работу бухгалтерии при незначительной экономии затрат». «Например, если делать «опен-бук», арендатор первого этажа может отказаться платить за обслуживание лифтов. Поэтому компании и стараются устанавливать фиксированные ставки», – пояснили свою позицию в «Славграде».

При этом стоит учесть, что последнее слово всегда остается за собственниками объектов – а им зачастую подход «опен-бук» просто неудобен, так как связан с дополнительными хлопотами. Как пояснил G2P старший менеджер по маркетингу компании Horus Capital Рустам Топчиев, «собственникам проще зафиксировать определенный процент от арендной ставки на установленный период и не заниматься перерасчетами операционных платежей потом». По его словам, сейчас спрос на рынке аренды офисных помещений значительно превышает предложение, поэтому девелоперы могут себе позволить диктовать условия. «Кроме того, на сегодняшний день культура арендатора такова, что не все даже просто знают об этой схеме – и это нам на руку», – заявил Рустам Топчиев.

Однако, по общему мнению участников рынка, распространенность «опен-бук» со временем будет расти. «С большей прозрачностью рынка и ростом профессионализма «открытый счет» будет востребован не как альтернативная система расчета стоимости, а как нормальный инструмент достижения лучшего результата», – считает Константин Баранов. Кроме того, более широкому применению этой схемы в России способствуют и законодательные новшества. Так, по словам Сергея Суржина, cогласно предписанию УФНС по городу Москве от 25 января 2006 г. №19-11/4436 (Об учете у арендатора для целей налогообложения прибыли расходов на коммунальные услуги), все арендаторы для уменьшения налогооблагаемой суммы должны предоставлять в налоговую не только копии счетов по всем коммунальным платежам, но и подробный алгоритм расчета всех операционных расходов (включая аренду, услуги УК, страховку и коммунальные платежи). Очевидно, что благодаря такому ужесточению требований к предъявляемым документам многие российские арендаторы уже в скором времени захотят работать по принципу «опен-бук» – и собственникам зданий волей-неволей придется к ним приспосабливаться.