Как эффективно организовать приемку продукции

Процедура приемки продукции на склад является одним из ключевых элементов складского технологического процесса. От того, насколько эффективна она будет произведена, зависит и качество выполнения других операций. В 2002-2003 гг. специалистами Координационного совета по складской логистике был произведен детальный анализ процедуры приемки продукции на складах 23 компаний различных отраслей (оптовая продажа канцелярских товаров, офисной и домашней мебели, производство и продажа сплавов и металлических изделий, парфюмерной продукции и средств бытовой химии, нескоропортящихся продуктов питания и др.), в ходе которого были получены следующие результаты: на 60% исследуемых складов допускались ошибки в приемке продукции по количеству (весу), которые приводили к отсутствию более 8% товаров, на 25% складов допускались ошибки, приводившие к 5% недостаче и на 15% складов были допущены ошибки, приводившие менее чем к 2% недостачи. Большую часть данных складов составляли склады, относящиеся к I группе. На 70% складов качество производимой приемки приводило к тому, что предприятия, сами того не ведая, принимали на хранение и реализацию более 12% товарных позиций, которые не соответствовали товарной номенклатуре, определенной в договоре поставки, что в дальнейшем, естественно, приводило к пересортице. На большинстве складов (более 60%) осуществлялась приемка бракованной продукции (как с несоответствующими потребительскими свойствами, так и с нарушенной оригинальной упаковкой производителя), составляющая от 3% до 8 % от общего объема единовременной поставки. Совокупность данных ошибок приводила к серьезным финансовым потерям компании и ухудшению отношений с клиентами, т.к. из-за возникающей пересортицы клиентам данных компаний также частично поставлялась продукция, не соответствующая условиям договора.

Для ликвидации данной ситуации был разработан универсальный алгоритм осуществления процедуры приемки продукции и смежных операций. В данной публикации мы рассмотрим детально каждый элемент данного алгоритма, применение которого позволяет существенно оптимизировать весь процесс приемки продукции и связанных с ней операций.

Подготовка склада к приемке продукции. На большинстве складов каких-либо операций по подготовке к приемке продукции вообще не производится, это зачастую приводит к тому, что поступающие партии товара являются полной неожиданностью для складского персонала, что в дальнейшем приводит также к негативным последствиям: неспланированный перевод сотрудников с выполнения одних операций на производство разгрузки транспорта, перемещения товаров и т.д., затоваренности проходов, проездов и др. Во избежание данной ситуации рекомендуется выполнять ряд операций:

1. Своевременно получить информацию об ожидаемой поставке товара из отдела снабжения, а именно:
o перечень товарных позиций
o количество поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции)
o сроки поступления товара
o наименования поставщика (-ов)
o тип тары (короба, паллеты)
o информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т.д.)

Наиболее удобно создать форму документа (карточка сведений поставки), в которой данная информация экспортировалось бы из информационной системы или заполнялась «вручную» в зависимости от возможностей самого склада.

2. Определить количество служащих, участвующих в разгрузке и приемке продукции, определить состав складской техники, необходимой для выполнения разгрузки транспорта.

3. Определить потенциальные места хранения для размещения поступившей продукции.

В складской логистике существует философский принцип «все имеет свое место и на этом месте должно храниться», то есть предпочтительно, чтобы каждая товарная группа (товарная позиция) от поставки к поставке имела определенную зону хранения. Это позволяет в дальнейшем упростить поиск и подбор товара с мест хранения, а также соблюдать принципы товарного соседства. Определить количество мест и их конкретное месторасположение возможно несколькими способами: первый - использование данных информационной системы. В настоящее время практически любая ERP или WMS система позволяет достаточно быстро получить данную информацию, однако, количество складов, которые обладают данными программами, составляет приблизительно от 3% до 5% от общего количества складов на территории России.

На складах площадью до 1500 -2000 кв. м. определение количества и месторасположение свободных мест на складе определяется, как правило, исключительно визуальным образом, что занимает значительное количество времени, а также данная информация быстро теряет свою актуальность, т.к. пока служащий, производящий осмотр, перемещается из одной зоны в другую, свободные места уже, как правило, затовариваются. На складах с большей площадью использование данного метода не возможно вообще. Существует еще один способ определения мест хранения -составление карты размещения свободных мест на складе.

Данный способ весьма примитивный, однако, существенно позволяет оптимизировать процесс поиска свободных мест на складе средней площади (2000 - 5000 кв. м.). Сущность метода сводится к тому, что на склад приобретается большая маркерная (пластиковая) доска, на которой несмываемой краской наносятся все зоны склада, стеллажи, ячейки с указанием адреса каждого стеллажа и ячейки. Когда производится процесс комплектации заказов, комплектовщик в листе отборки или в другом документе отмечает напротив каждой товарной позиции степень заполненности той ячейки, из которой осуществляется отбор. После комплектации всего заказа (если заказ составляет до 10 - 15 товарных позиций) или его части комплектовщик отмечает маркером на доске (карте) размещения свободных мест на складе степень заполненности каждой ячейки, из которой он производил отбор. При этом определяется перечень цветов, которыми производится заполнение. Например, красный - полностью заполненная ячейка, синий - ячейка заполнена наполовину, белый/пустой - отсутствие товара в ячейке. Количество цветов увеличивать не рекомендуется, т.к. это может привести к путанице. В процессе выполнения операций по размещению товаров на хранение выполняется аналогичная операция. Таким образом, получить информацию о наличии и расположении свободных мест на складе возможно при визуальном осмотре данной карты.

• наличие информации не в режиме on-line;
• трудовые и временные затраты складских служащих на процедуры отметки в листе комплектации и карте размещения свободных мест хранения;
• возникновение риска «человеческой ошибки» при заполнении карты (особенно на первоначальном этапе внедрения метода);
• практическая невозможность создания карты при глубинном хранении (технически «прорисовать» данную карту практически не представляется возможным);
• отсутствие возможности автоматической «распечатки» данных карты и передачи их непосредственным исполнителям (возможен только визуальный осмотр и фиксация «вручную» в ином документе).

Однако, несмотря на описанные недостатки, данный метод был успешно реализован на складах ряда компаний. С течением времени количество ошибок при заполнении карты существенно сокращалось, а экономическая привлекательность данного метода вполне удовлетворяла руководство складов, которые не имеют должного финансового обеспечения.

Приемка продукции. Нормативно-правовое регулирование. До октября 1997г. действовала инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утверждена постановлением Госарбитража от 15 июня 1965 г. № П-6, и по качеству, утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. № П-7. Инструкции весьма детально регулировали весь процесс приемки продукции, порядок перехода ответственности между контрагентами, порядок составления актов и направления претензий поставщику. Несмотря на то, что инструкции были приняты достаточно давно, большая часть их норм оставалась весьма актуальной. Однако в соответствии с Постановлением Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 г. N 18 (п. 14) обязательное применение инструкций отменено и в настоящее время их положения применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором. В настоящее время, не принято ни одного документа, который полно регулировал бы процесс приемки продукции. Гражданский кодекс РФ (в частности ст. 513 Принятие товаров покупателем) лишь в общих чертах регулирует порядок приемки. Отсутствие императивного регулирования приводит к тому, что, как правило, в договорах поставки данный процесс не фиксируется вообще, и в случае обнаружения в процессе приемки недолжного количества или качества, несоответствия ассортимента, нарушенной упаковки, разногласия либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личных договоренностей между представителями компаний, что часто приводит к негативному результату у одного из контрагентов. Исключение составляет ряд компаний, которые достаточно детально описали в договоре поставки условия приемки продукции или зафиксировали в договоре ссылки на Инструкции П-6, П-7 или на внутренние нормативные акты, с условиями которых была ознакомлена другая сторона.

1. Проверка сопроводительной документации.
При приходе транспортных средств на склад получателя в первую очередь проверяется наличие сопроводительных документов (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, технический паспорт, сертификат соответствия ГОСТ, удостоверение о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (количество, ассортимент, упаковка и т.д.), зафиксированным в договоре поставки. Если основные товарно-сопроводительные документы отсутствуют, для приемки продукции необходимо составить акт о фактическом наличии продукции, который впоследствии подписывается обеими сторонами, участвующими в приемке. Если отсутствуют дополнительные документы, производится отметка в товарно-транспортной накладной.

2. Проверка сохранности внешнего вида транспортного средства, тары и упаковки.
Проверить наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения внешних или внутренних механических или технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортных средств, а также отсутствия или неисправности пломб, необходимо произвести отметку в товарно-транспортной накладной либо, что более удобно, составить акт об осмотре состояния транспортных средств. Также, если существует возможность, рекомендуется сфотографировать явно видимые повреждения транспортных средств (панорамная и детальная съемка). Сделанные таким образом фотографии по большей части не являются прямым доказательством в судебном разбирательстве, но в большинстве случаев до этого дело и не доходит. Однако они имеют большое влияние на действия поставщика или транспортно-экспедиторской компании в случае требования замены бракованного товара или денежной компенсации. В России за последнее время данная практика находит все большее применение, тогда как, например, в Прибалтике фотографирование транспортных средств и бракованных товаров нашло широкое применение уже достаточно давно.

3. Разгрузка транспортных средств.
В процессе разгрузки одновременно производится и подсчет количества поступившего товара. При разгрузке транспорта почти всегда возникает проблема несоответствия уровня погрузочной площадки (рампы) и уровня кузова транспортного средства. Причинами этого является не только разница погрузочной высоты различных транспортных средств (в России погрузочная высота автомобильного транспорта, как правило, составляет 1100-1300 мм), но и изменение уровня кузова в процессе загрузки машины (разница погрузочной высоты между загруженным и пустым транспортом может составлять 3000 мм и более).

4. Безусловно, даже в этих условиях героические служащие российских складов умудряются разгружать фуры вручную, без применения техники, даже в тех случаях, когда груз приходит полностью на паллетах. Однако на производство операций такими методами требуется в несколько раз больше времени и, как правило, в 2-3 раза больше персонала. Существует ряд решений, позволяющих ликвидировать данные проблемы.

а). Использование электрогидравлических аппарелей или грузоподъемных столов. Это позволяет в точности до сантиметра выровнять уровень погрузочной площадки и транспортного средства. Данное оборудование используется, как правило, на складах I группы (логистические терминалы, крупные производственные и торговые компании).

б). Проектирование многоуровневой рампы. Минусом данного решения является то, что рампа перестает быть «сквозной» для проезда погрузчиков, тележек и т.д. Для перемещения погрузчика в другую зону рампы приходится возвращаться обратно в складское помещение и выезжать в нужной зоне.

в). Использование «моста» (перекидной стальной рифленый лист). Как правило, данный способ применяется на складах третьей группы. Безусловно, он является самым экономичным способом. Однако частое нарушение техники безопасности при его использовании приводит периодически к несчастным случаям. Например, в 2003 г. в Москве, на складе одной из торговых компаний, занимающейся оптовой продажей парфюмерии и средств бытовой химии, произошел прецедент, когда погрузчик с паллетой при перемещении по аналогичному стальному листу упал из-за его неправильного закрепления, что привело к серьезным повреждениям здоровья водителя погрузчика.
 
г). Организация разгрузки вне рампы. Как правило, производится двумя способами: 1 - снятие первого ряда паллет штабеллером или погрузчиком, затем постановка в кузов фуры гидравлической тележки и подвоза с помощью ее паллет к краю кузова с последующим снятием погрузчиком. Данный способ требует, как минимум, в два раза больше сотрудников и применение тележки. 2 - в случае возможности съема бортов фуры процесс значительно упрощается, т.к. разгрузка осуществляется исключительно погрузчиком.

5. Проверка количества поступившего товара.
В случае необходимости проверка количества производится в каждом грузовом месте. При обнаружении недостачи составляется акт о приемке продукции, в котором указывается номер транспортной накладной и счет-фактуры, количество недостающего товара, его общая стоимость, предполагаемые причины недостачи, лица, участвующие в приемке, их подписи и дата составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, то предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. Также после обнаружения недостачи и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.

6. Приемка продукции по качеству и комплектности.
В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции по качеству может производиться с применением частичной или пол- ной выборки товаров. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями. Особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором. При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции склад обязан приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении при приемке недолжного качества продукции. В зависимости от решения поставщика дальнейшая приемка может производиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом, либо получателем в одностороннем порядке. Следует отметить, что как уведомление поставщика, так и его ответ получателю лучше всего оформлять с помощью телеграммы, т.к. это прямое доказательство (в отличие от оповещения по телефону) соблюдения обязанности стороной, которая должна произвести уведомление. Однако работа с телеграфом часто связана с большими временными затратами, в связи с этим наиболее эффективно использовать электронную почту, но с применением электронной цифровой подписи. После составления акта производится составление претензионного письма (с целью допоставки товара с должным качеством или возмещения в денежном эквиваленте), которое должно содержать: наименование предприятия, которому претензия адресуется, его адрес, указание партии товара, количество бракованного товара, стоимость бракованного товара, номер и дата акта о приемке продукции, содержание самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара, др.), в приложении к письму необходимо предоставить копию акта о приемке, копию счет-фактуры, копию товарно-транспортной накладной, копию телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика, в заключительной части претензионного письма указывается дата, подпись руководителя предприятия, полное наименование предприятия.

7. Скрытые недостатки продукции.
У большинства сотрудников складов бытует мнение, что претензии по недолжному качеству поступившей продукции можно предъявлять только в процессе приемки продукции либо непосредственно после ее окончания, но это далеко не так. В гражданском законодательстве РФ предусмотрена возможность предъявления претензий к предприятию поставщику и в случае обнаружения скрытых недостатков продукции. Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида продукции проверке и выявлены лишь в процессе обработки, подготовки к монтажу, в процессе монтажа, испытания, использования и хранения продукции на складе. В связи с этим склады предприятий имеют право независимо от проверки качества товаров,произведенной ими в должные в сроки, указанные в договоре или ином документе, актировать скрытые недостатки продукции, если такие недостатки будут обнаружены в течение 4 месяцев после получения товаров. Акт о скрытых недостатках продукции должен быть составлен в течение 5 дней после обнаружения недостатков, однако не позднее 4 месяцев со дня поступления продукции на склад получателя, обнаружившего скрытые недостатки.

После завершения всех операций, связанных непосредственно с приемкой продукции, производится оформление товара на хранение и занесение всей необходимой информации в информационную систему. Далее производятся операции по идентификации ее и размещении продукции на хранение.